Als wagenparkbeheerder speel je een belangrijke rol bij het beheren en optimaliseren van het wagenpark van jouw organisatie. Een van de belangrijkste aspecten van wagenparkbeheer is het opstellen van een effectieve autoregeling.
Een goed doordachte autoregeling beschrijft de rechten en plichten van een werknemer. De regeling helpt ook efficiëntie, kostenminimalisatie en duurzaamheid bevorderen.
In deze blog delen we 7 essentiële tips voor een goede autoregeling waar jij als wagenparkbeheerder rekening mee kan houden.
Richtlijnen autoregeling
Een goede autoregeling begint met duidelijke en gedetailleerde richtlijnen. Zorg ervoor dat de regeling alle relevante aspecten omvat, zoals het gebruik van de voertuigen, brandstofbeleid, verzekeringen, onderhoudsverantwoordelijkheden en ongeval procedures. Het is belangrijk dat elke werknemer de regeling gemakkelijk kan begrijpen en naleven.
1. Stel een normleaseprijs vast
Neem in de autoregeling op voor welk maandbedrag werknemers een auto mogen leasen. Dat geeft duidelijkheid aan de medewerker voor de autokeuze en helpt jou als wagenparkbeheerder om binnen budget te blijven. De meeste bedrijven hanteren niet één normbedrag voor alle medewerkers maar hanteren staffels. Hoger ingeschaalde functies krijgen een hoger maandbedrag om te besteden aan een leaseauto dan bijvoorbeeld een junior.
Stel voor iedere medewerker dezelfde kilometrage en looptijd vast. Daarmee zorg je ervoor dat iedereen in gelijkwaardige auto’s rijdt en dus gelijk wordt behandeld.
Wil je de medewerkers wat extra speelruimte geven? Je kunt in de regeling een passage opnemen waarin je de medewerker toestemming geeft om het maandbedrag met een X % te overschrijden door middel van een eigen bijdrage.
2. Leg het type voertuig vast in de autoregeling
Bij het opstellen van een autoregeling is het belangrijk om voertuigen te kiezen die passen bij de behoeften van jouw organisatie. In de autoregeling kun je opnemen of je kiest voor een elektrisch beleid of dat andere brandstoffen ook zijn toegestaan.
Overweeg in de keuzemogelijkheden de aard van het werk, het aantal benodigde zitplaatsen, de laadcapaciteit en de milieuprestaties van het voertuig.
Je wilt dat je medewerkers representatief zijn dus kun je bijvoorbeeld eisen stellen aan de kleur en/of accessoires op de auto. Denk aan de kleur en/of velgenmaat bijvoorbeeld.
3. Beschrijf de verantwoordelijkheden met betrekking tot onderhoud
Een effectieve autoregeling moet voorzien in regelmatig onderhoud van de voertuigen. Zorg voor een gestructureerd onderhoudsprogramma dat inspecties, reparaties en preventief onderhoud omvat. Door proactief onderhoud kunnen voertuigen langer meegaan en wordt de kans op onverwachte stilstand geminimaliseerd. Het zorgt ervoor dat je medewerkers altijd veilig op pad kunnen en bespaard op lange termijn ook reparatiekosten.
4. Hanteer een brandstofbeleid
Als wagenparkbeheerder is een goed brandstofbeleid van cruciaal belang om brandstofkosten te beheersen en een verantwoord gebruik van voertuigen te bevorderen. Overweeg het in gebruik nemen van tankpassen, het opzetten van brandstoflimieten en het stimuleren van zuinig rijgedrag.
Stel regels op over welke brandstof er getankt mag worden en bij welke tankstations.
Het monitoren van het brandstofverbruik kan inzicht geven in inefficiënt rijgedrag en kansen bieden voor training en bewustwording.
5. Hanteer een helder schade- en ongeval beleid
Een goede autoregeling moet duidelijke richtlijnen bevatten voor schade- en ongeval procedures. Zorg ervoor dat werknemers weten wat ze moeten doen in geval van een ongeval en hoe ze schade moeten melden. Het implementeren van een gestroomlijnd proces kan helpen bij het afhandelen van schadeclaims en het minimaliseren van de administratieve lasten.
6. Wijziging dienstverband
Leg in de autoregeling vast wat er gebeurt als er wijzigingen plaatsvinden in het dienstverband. Beschrijf welke verantwoordelijkheden een medewerker heeft als hij uit dienst gaat) of bijvoorbeeld op non-actief wordt gesteld. (bijvoorbeeld kosten die voortvloeien uit een afkoopsom)
Het kan natuurlijk ook gebeuren dat een medewerker onverhoopt langdurig ziek of zelfs arbeidsongeschikt wordt. Je kunt bijvoorbeeld in de regeling opnemen dat in zulke gevallen de auto ter beschikking wordt gesteld aan de werkgever.
7. Monitor en evalueer regelmatig
Misschien wel de belangrijkste tip van de zeven. Een autoregeling is geen statisch document. Het is belangrijk om regelmatig de inhoud na te lopen en te (her)evalueren. Analyseer bijvoorbeeld de operationele kosten, het brandstofverbruik en de onderhoudskosten om inzicht te krijgen in mogelijke verbeterpunten.
Verzamel feedback van werknemers en gebruik deze informatie om de autoregeling aan te passen en te optimaliseren.
Conclusie
Een goede autoregeling is essentieel voor wagenparkbeheerders. Het biedt duidelijkheid aan werknemers, minimaliseert kosten, verhoogt de efficiëntie en bevordert duurzaamheid. Door duidelijke richtlijnen op te stellen, een goed onderhoudsprogramma te implementeren en een brandstofbeleid te hanteren voorkom je misverstanden en onnodige administratie achteraf.
Heb je na het lezen van deze blog nog vragen over het opstellen van een autoregeling? Of heb je al een autoregeling en wil je dat een van onze experts er een blik op werpt/advies over geeft? Bel ons dan op 0341 76 04 30 of vul het contactformulier in.
